Срок хранения актов уничтожений документов с истекшим сроком

Полезная правовая информация по теме: "Срок хранения актов уничтожений документов с истекшим сроком" от профессионалов для простых людей. За дополнительной консультацией вы всегда можете обратиться к дежурному специалисту.

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Пошаговая инструкция по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Р уководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2019 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2019 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

  • для граждан — от 100 до 300 рублей;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

  • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

  • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
  • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
  • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

  • принудительные работы;
  • запрет занимать определенные должности;
  • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
  • лишение свободы на срок до 2 лет.

Приложение N 21. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

См. данную форму в редакторе MS-Word и образец ее заполнения

Приложение N 21
к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Номер ед.хр. по описи

Количество ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

>
N 22. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов
Содержание
Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

Читайте так же:  Продажа квартиры купленной на материнский капитал (порядок действий)

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

[3]

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек


Марина Пивоварова
, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо соблюсти законодательные процедуры, а именно:

  • проверить срок хранения бумаг;
  • провести оценку ценности экспертной комиссией по уничтожению документации;
  • создать протокол ее заседания;
  • сформировать акт на уничтожение, утвержденный руководителем;
  • уничтожить бумаги.

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата составления;
  • место составления;
  • ФИО председателя и секретаря;
  • повестка дня;
  • постановка задач;
  • вынесение решения;
  • подписи ответственных лиц.

Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов

Порядок составления протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению бумаг

Заполним акт заседания по шагам.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

Читайте так же:  Правила проживания в многоквартирном доме

Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления.

Шаг 2. Заполним данные о членах комиссии:

[1]

Шаг 3. Заполним основные данные: повестку дня, кого слушали и что решили.

[2]

Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен старого. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот.

В федеральных органах власти действует Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, в котором утверждены правила делопроизводства. Каждое федеральное министерство и ведомство утверждает собственный порядок документооборота, основываясь на нормативно-правовой базе.

Сроки хранения документации

Сроки хранения документов организации установлены приказом Минкультуры России от 25.08 2010 № 558. Финансовые и бухгалтерские документы максимально хранятся 5 лет. Для документов по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) определен срок — не менее 75 лет. После этого срока их можно уничтожить.

Сроки хранения типовых документов министерств, ведомств, учреждений, организаций указаны в Перечне утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Какие документы могут быть уничтожены

В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов. По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации. Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа.

Под ценностью документа понимается его значение как в деятельности самой организации, так и в более широком смысле слова. Документ может являться достоянием культуры, историческим памятником, и иметь экономическое и другое значение. Уничтожение таких документов может иметь последствия вплоть до уголовного преследования.

Зачастую определить ценность того или иного документа бывает затруднительно даже для опытного сотрудника организации. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утвержден Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения. Он не является исчерпывающим, однако практически все основные виды документации и сроки их хранения в нем содержатся.

В соответствии с их ценностью документы можно разделить на категории. Критерием деления являются сроки хранения.

Документация постоянного хранения

Данный вид документации обладает самой высокой ценностью, поскольку содержит основную информацию об организации, а также являются объектом культурного и прочего интереса. Эти документы существуют столько, сколько существует организация, и не уничтожаются даже после ее ликвидации.

К ним относятся:

  • учредительные документы организации;
  • распорядительная документация по предприятию;
  • положения о структурных подразделениях организации;
  • акты приема-передачи при смене руководителей организации, и т.п.

Данные документы по истечении определенного срока передаются в объединенные архивы муниципальных образований или госархивы. Исключение составляют частные документы негосударственных организаций.

Среди этих документов выделяются особо ценные документы. Они обладают еще более высоким приоритетом.

Документы длительного хранения

К этой категории относятся дела, хранящиеся 11 лет и более. Эти документы имеют практическое значение в деятельности организации, но обычно не представляют общественной ценности. Это кадровая документация, документы об изготовлении электронной цифровой подписи и другие. Эти документы также хранятся в архиве организации и передаются на хранение в ведомственные или муниципальные архивы (об исключении сказано выше).

Документы временного хранения

Данная категория документов хранится в течение 10 лет и менее. Эти документы используются непосредственно в текущей деятельности организации и не имеют общественного значения. Эти дела не подлежат обязательной передаче в архив и могут храниться непосредственно по месту составления, например, в канцелярии или договорном отделе организации.

Хранение электронных дел осуществляется соответственно тем же срокам, что и хранение бумажных документов той же важности.

Определение ценности документов

Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года.

Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:

  • в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;
  • по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.

Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.

Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства. В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа.

Видео (кликните для воспроизведения).

Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы.

Если в организации имеется научная или иная документация, требующая учета мнения определенного специалиста, может быть создана отдельная комиссия с участием компетентных в данной области работников.

В полномочия ЭК входит продление срока хранения отдельных документов, если они будут признаны не утратившими ценность даже после того, как срок их хранения истек.

Оформляется решение ЭК протоколом. Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия в случае, если документы передаются в городской или другой архив, обязательно согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архива. Без ее одобрения изменение сроков хранения документов не допускается.

Уничтожение документов

После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:

  1. уничтожение должно быть санкционированным;
  2. уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;
  3. уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
  4. уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.
Читайте так же:  Как узнать кто жил в доме раньше

Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию.

Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов). Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:

Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п.

Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления.

Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины.

Самым надежным способом уничтожить электронный документ является уничтожение его физического носителя, однако допускаются и другие методы (стирание, перезапись, размагничивание и т.п.).

Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.
Соответствующий приказ может выглядеть так:

ЗАО «Актив»

Приказ

15 марта 2002 года N 43

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения
которых истек,
приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
— председатель комиссии — юрист А.А. Иванов;
— члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;
секретарь М.И. Петрова.
2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения
документов, срок хранения которых истек.

Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И. Васильев/

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

ЗАО «Актив»

Акт
о выделении документов на уничтожение

21 марта 2002 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:
— председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов;
— члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;
секретарь М.И. Петрова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной
экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения
которых истек (опись прилагается):
1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).
2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).
3. Кассовая книга за 1996 год.
4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996
год.
5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).
6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2
папки).
7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996
год (1 папка).
8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.
9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).
10. Главная книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/
Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/
Петрова /М.И. Петрова/

После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.
Акт может выглядеть так:

ЗАО «Актив»

Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек

28 марта 2007 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:
— председатель комиссии — юрист Иванов А.А.;
— члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.;
секретарь — Петрова М.И.,

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной
актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения
которых истек.
В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как
макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ
100256, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./
Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./
Петрова /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример
Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1
118 руб. — оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Читайте так же:  Удерживается ли ндфл с пенсионной выплаты накопительной части

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    Инструкция по заполнению акта

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

    Хранение акта

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    Акт об уничтожении документов

    Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс?

    Из статьи вы узнаете:

    В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением. Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения. Эти сроки определяются на законодательном уровне. Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации. Узнайте больше о сроках хранения официальных бумаг в организации

    Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно. Это обусловлено тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока. Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов.

    Кто и когда оформляет акт об уничтожении документов и дел

    Для того чтобы определить, какие бумаги подлежат утилизации, необходимо провести экспертизу их ценности. В компании создают специальную экспертную комиссию, в состав которой включают не менее двух сотрудников.

    Состав комиссии утверждается приказом руководителя. Впоследствии эти сотрудники будут нести ответственность за все этапы процедуры.

    В состав комиссии, как правило, входят: представители структурных подразделений, юрист, главный бухгалтер, кадровый специалист и сотрудник, ответственный за архивное хранение.

    Экспертиза ценности должна проводиться несколько раз:

    • по окончании календарного года и завершении формирования дел;
    • по истечению установленных сроков хранения;

    Цель оценки — удостовериться в том, что выделенная к утилизации документация не содержит актуальной и важной для компании информации и обладает завершенным сроком хранения. Узнайте, какие виды документации подлежат уничтожению

    В ходе работы экспертная комиссия выполняет следующие процедуры:

    1. Проверка дел на предмет наличия бумаг с истекшим сроком хранения;
    2. Отбор документации, утратившей практическую ценность;
    3. Оформление протокола заседания комиссии;
    4. Заполнение акта о выделении документов к уничтожению;
    5. Передача на утилизацию;
    Читайте так же:  Ипотека для сотрудников мвд

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Одной из причин утилизации официальных бумаг можно считать истечение срока их хранения. Руководствуясь номенклатурой дел организации, комиссия отбирает бумаги с истекшим сроком для утилизации и составляет акт о выделении документов к уничтожению. Образец бланка можно найти в приложении №11 к п. 3.7.2. «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов» (утверждены Приказом №19 Минкультуры России от 18.01.07).

    Как правило, список таких бумаг составляет лицо, осуществляющее процедуру утилизации. В него вносят полный перечень наименований, предназначенных к данной процедуре. Обязательно должны быть даны отсылки к нормативно-правовой базе, являющейся основанием для утилизации. Акт утилизации необходимо утвердить у руководителя компании. Только после этого можно приступать к последнему этапу. После окончания процедуры факт ее завершения фиксируется экспертной комиссией, что подтверждается соответствующей отметкой.

    Акт на уничтожение бухгалтерских документов

    Бухгалтерская документация текущего характера обладает сроком временного хранения до 10 лет. Ее не включают в архивный фонд, а хранят на местах, в соответствующих отделах. По истечении установленных сроков и проведения экспертизы ценности эти бумаги утилизируются. Согласно Приказу Министерства Культуры №526 от 31.03.2015, проверку ценности проводят с периодичностью раз в год.

    Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации. В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года. В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год.

    В перечне на утилизацию приводят полный список ликвидируемых бумаг. Кроме того, данный список можно отразить в отдельной описи, оформив ее как приложение.

    Акт уничтожения архивных документов

    В архивах организаций экспертиза ценности документации может быть проведена в двух случаях:

    1. при подготовке к передаче дел в центральные архивы;
    2. при выделении дел с истекшими сроками хранения;

    Каждое дело, помеченное отметкой ЭПК, подлежит полистному просмотру. Это необходимо, чтобы выявить бумаги постоянного срока хранения, которые могут быть в подшивке. После этого дело выделяется к утилизации и включается в список.

    Акт уничтожения документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства. После согласования его необходимо утвердить у руководителя компании, который несет ответственность за ее архивный фонд. В случае, когда организация считается источником комплектования муниципальных или государственных архивов, описи дополнительно необходимо направить на рассмотрение вышестоящей ЭПК.

    Акт об уничтожении документов образец 2018 года

    Образец акта уничтожения документов с истекшим сроком содержится в приложении №11 к п. 3.7.2. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов». Данный образец является типовой формой, и его можно использовать для учета официальной документации компании.

    Типовой бланк акта уничтожения документов состоит из двух частей: шапки и перечня официальных бумаг, предназначенных к утилизации.

    Шапка содержит следующие сведения:

    1. Наименование организации;
    2. Название и идентификационный номер;
    3. Гриф утверждения;
    4. Сведения об основаниях для проводимых процедур (ссылка на перечни документов с указанием сроков их хранения);

    Основная часть представляет собой таблицу с перечислением заголовков утилизируемых дел или обобщенных заголовков групп. В перечне указывают крайние даты служебных бумаг, объединенных в группу или дело. Приводят также номера описей дел, проиндексированных в соответствии с номенклатурой дел компании. Кроме того, фиксируют установленный срок хранения в соответствии с определенным перечнем.

    После табличной части следуют визы согласования:

    • ЭПК (для организаций, передающих архивные дела в государственные и муниципальные архивы);
    • ЭК (заполняется после проведения экспертизы в соответствии с протоколом ЦЭК);

    При передаче дел на утилизацию силами сторонней организации в акте может быть проставлена соответствующая отметка. Она содержит наименование сторонней компании, сведения о количестве переданных ей архивных единиц и их суммарном весе, номер и дату оформления приемо-сдаточной накладной. Если компания выполняет утилизацию своими силами, необходимо выпустить отдельный акт, подтверждающий фактическое уничтожение документации в полном объеме.

    Далее проставляется отметка о внесении изменений в описи дел с подписью ответственного сотрудника.

    Гриф утверждения генеральным директором компании проставляется после заполнения первой части. Это дает руководителю возможность исключить из перечня те бумаги, которые попали туда по ошибке или все еще имеют некоторую ценность для предприятия.

    Акт об уничтожении документов: образец заполнения

    В акт необходимо внести подготовленные на утилизацию деловые бумаги, которые признаны утратившими практическое значение, а также те, срок хранения которых истек. Кроме них в перечень должны быть внесены:

    • копии и дубликаты оригиналов, хранящихся в делах;
    • поврежденная или частично утраченная документация, большая часть содержания которой не может быть восстановлена.

    Хранение акта на уничтожение документов

    Акт служит подтверждением того, что официальная документация не была утеряна или испорчена. Он фиксирует факт физического уничтожения служебных бумаг в установленные законодательством сроки и свидетельствует о правильной организации архивной работы.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если он составляется в структурном подразделении, потребуется оформление двух экземпляров. Один из них передается в делопроизводственную службу, второй — хранится в делах подразделения. Срок хранения при этом не ограничен законодательно и считается постоянным. В случае если организацию будет закрыта или ликвидирована, ее руководитель обязан передать его в вышестоящие архивы: муниципальный или городской.

    Источники


    1. Ларин, А.М. Я — следователь; М.: Юридическая литература, 2011. — 192 c.

    2. Габов, А. В. Ликвидация юридических лиц. История развития института в российском праве, современные проблемы и перспективы: моногр. / А.В. Габов. — М.: Статут, 2011. — 304 c.

    3. Краев, Н. А. Комментарий к Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (постатейный) / Н.А. Краев, А.Н. Борисов. — М.: Деловой двор, 2015. — 160 c.
    Срок хранения актов уничтожений документов с истекшим сроком
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here