Отчеты в госучреждения специалиста по кадрам

Полезная правовая информация по теме: "Отчеты в госучреждения специалиста по кадрам" от профессионалов для простых людей. За дополнительной консультацией вы всегда можете обратиться к дежурному специалисту.

Отчеты кадровой службы

Отчеты для отдела кадров – одно из основных направлений их деятельности. Отчет нужно предоставлять как внешним контролирующим органам, так и руководству. Кому и когда предоставлять отчеты? Как сократить время на рутину и сделать отчет быстро?

[2]

Отчеты кадровой службы. Виды отчетов

В первую очередь отчеты делятся на внутренние и внешние – в зависимости от конечного пользователя. Внутренние отчеты создаются для руководства, коллег и сотрудников компании. Внешние отчеты предоставляются в контролирующие государственные органы.

Также отчеты классифицируют по времени их предоставления:

  • раз в месяц,
  • раз в квартал,
  • раз в год
  • или по необходимости.

Самая полезная классификация – по типу информации в отчете:

  • статистические отчеты (обычно для внешних органов),
  • аналитические отчеты (то есть такие, в которых помимо цифр содержатся выводы, сравнительные характеристики показателей, гипотезы, предложения по дальнейшей работе отдела кадров).

Аналитические отчеты, в первую очередь, необходимы самому отделу кадров и его специалистам – такие отчеты отражают вашу работу за период, вы можете увидеть результаты своей деятельности и оценить их. Такие отчеты нужны руководству компании: по итогам отчета важно увидеть затраты на работу с сотрудниками и увидеть перспективные направления, на которых можно «сэкономить».

Отчет по KPI (сделано в Tableau)

Отчеты кадровой службы. Куда и когда сдаем

Для отчетности, которая предоставляется в контролирующие органы, разработаны специальные формы (их можно найти на сайтах этих самых органов или скачать в сети). Что и когда сдаем?

По мере необходимости предоставляем информацию в МВД (если увольняли или принимали на работу иностранца), в Службу занятости (если собираемся сокращать сотрудников или ликвидировать фирму), в Военкомат (если у вас работают военнообязанные).

[1]

Каждый месяц сдаются отчеты в:

  • Росстат (разная статистика о работниках),
  • Служба занятости (данные о вакансиях),
  • ПФР (сведения о всех застрахованных).

Ежеквартально отчеты предоставляются в Росстат, и каждый год – в Росстат, ПФР и военкомат.

И наконец, регулярно отчеты ждет руководство! Раз в неделю, в месяц или квартал – зависит от установленного порядка в вашей компании.

Отчет по обучению персонала (сделано в Tableau)

Отчет кадровой службы. Форма отчета

Если с формой отчетности для контролирующих органов более-менее все понятно, то с отчетом для руководства могут возникнуть сложности. Как собрать идеальный и полезный отчет?

    1. Показатели. Поговорите с руководством и коллегами, соберите пожелания и идеи – какие именно показатели важны для принятия стратегических решений?
    2. Логика. Изначально продумайте логику отчета – начните с общей презентации всех данных и затем постепенно «спускайтесь» на уровень ниже.
    3. Ясность. Ваш отчет должен быть простым и четким. Никаких пространных рассуждений и предположений – только цифры и факты.
    4. Понимание. Отчет должен быть простым и понятным с первого взгляда. Как этого добиться? Используйте графики и диаграммы!
    5. Выводы. Должны быть основаны только на цифрах. Никаких предположений.

Сводный отчет специалиста по кадрам (сделано в Tableau)

Отчет кадровой службы. Проблемы и возможности для автоматизации

Отчеты – это головная боль и огромная проблема для отдела кадров. Данных много, источников много, а информацию для отчетов приходится собирать практически вручную!

Мы живем в 21 веке и сейчас множество программ для автоматизации рутинных процессов, которые освободят вам кучу времени:

  • Excel – популярный и доступный инструмент, но автоматизация частичная – многие данные все равно придется переносить вручную.
  • Сложные аналитические решения. Полностью автоматизированы, возможность создания различных отчетов – любых! Но – требуются специалисты для поддержки (аналитики и разработчики).
  • Легкие отчетно-аналитические решения типа Tableau, которые подходят большинству компаний. Легко устанавливаются на любой компьютер (скачиваются как обычная программа), легко освоить (специально разрабатывались для тех, кто не знаком с аналитикой и IT).

Интересно? Попробуйте Tableau совершенно бесплатно – и получите обучающие материалы:

Мы – АНАЛИТИКА ПЛЮС:
— работаем с tableau с 2012 года,
— помогаем, обучаем и внедряем,
— проводим консультации по Skype или у вас в офисе.

Отчеты в госучреждения специалиста по кадрам

Служба занятости населения Конкретный порядок, сроки и формы представления отчетности устанавливают территориальные органы власти. Какие формы сдавать в территориальное отделение Росстата, можно найти на сайте statreg.gks.ru. Сведения о вакансиях. Форма утверждена приказом Минтруда России от 26 февраля 2015 г. № 125н. Представляют ежемесячно. В отчет включают сведения о свободных и вакантных рабочих местах. В некоторых регионах действует своя форма отчетности. Выполнение квот по инвалидам. Форма письменного отчета произвольная. Представляют ежемесячно. В отчет включают информацию о наличии вакантных рабочих мест, о локальных актах, которые содержат сведения о данных рабочих местах, и выполнении квоты по инвалидам. Уведомление о ликвидации и сокращении численности или штата сотрудников. Форма — произвольная.

Отчетность кадровика бюджетной организации

РСВ-1 ПФР. Сведения персонифицированного учета отражаются в подразделе 2.5 разд. 2 и разд. 6 (п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. п. 3, 16, 33 Порядка заполнения РСВ-1 ПФР). При этом разд. 6 заполняется на каждое физическое лицо, по которому надо представить сведения персонифицированного учета (п.
33

Порядка заполнения РСВ-1 ПФР). 2.  сведения о страховом стаже сотрудника (форма СПВ-2);  опись документов, передаваемых в Пенсионный фонд РФ (форма АДВ-6-1). Подробнее об этом см. здесь: http://www.budget.1kadry.ru/#/document/130/51277/?step=2.

Какие сведения и отчеты нужно сдавать кадровику

В какие организации сдает отчеты кадровик и какие отчеты?

  • До 15 числа предоставляются сведения о численности и заработной плате работников по форме П-4:
  • если средняя численность работников превышает 15 человек — ежемесячно после отчетного периода;
  • если средняя численность работников меньше 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально после отчетного периода.
  • Не позднее 8 числа после отчетного квартала предоставляются сведения по форме П-4 (НЗ) о неполной занятости и движении работников:
  • работавших неполное время или находившихся в простое;
  • принятых, уволенных и планируемых к увольнению;
  • получивших отпуска без сохранения зарплаты по их просьбе.

Также работодателям необходимо один раз в два года 28 ноября предоставлять отчетность в соответствии с Приказом Росстата от 05.07.2016 г.

Какие отчеты и куда нужно сдавать кадровику?

От обязательного квотирования рабочих мест для инвалидов освобождаются лишь общественные объединения инвалидов и образованные ими организации, в том числе хозяйственные товарищества и общества, уставный капитал которых состоит из вклада общественного объединения инвалидов. Размер квоты устанавливается в процентах к среднесписочной численности сотрудников организации и может составлять:

  • не менее 2, но не более 4 процентов для организаций с численностью персонала более 100 человек;
  • не более 3 процентов для организаций с численностью персонала от 35 до 100 человек включительно.
Читайте так же:  Окончание, приостановление, прекращение исполнительного производства по алиментам

При исчислении квоты в среднесписочную численность работников не включают сотрудников, условия труда которых отнесены к вредным и (или) опасным условиям труда по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда или результатам специальной оценки условий труда.

Кадровая отчетность предприятия

Что это такое? Предположим, что вам нужна структурированная информация о том, сколько всего сотрудников в компании, какое количество из них в конкретный день находились на больничном или в очередном отпуске, сколько решили отдохнуть за свой счет, сколько было направлено в командировки. Вписать сразу все эти данные в стандартную форму отчета невозможно.

Произвольный же отчет может быть составлен как по всем интересующим вас параметрам, так и по одному, но самому важному на данный момент. В зависимости от того, какой именно отчет требуется – простой, включающий один-два параметра, или суперсложный, подразумевающий, например, анализ данных – его может создать или сам менеджер по персоналу (как правило, это руководители HR-отделов), или специалист IT-службы компании.

Что должен сделать кадровик в конце года?

ОБЯЗАТЕЛЬНО: СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ОТЕЛА КАДРОВ НА НОВЫЙ ГОД Документ, которым необходимо руководствоваться, — это Приказ Минкультуры России № 526. Стоит проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела, которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год.

  • нанять кадрового специалиста (или целую службу);
  • передать данную обязанность для компании-аутсорсера;
  • не нанимать персонал вообще (воспользоваться услугой аутстаффинга или аренды сотрудников), так что кадры будут числиться не в вашем штате, а в штате у фирмы-посредника, хотя и будут выполнять для вас всю необходимую работу.

Каждый из этих способов имеет свои преимущества. При этом многие предприятия все чаще отказываются от традиционного первого варианта в пользу более прогрессивных методов управления наемными сотрудниками.
Аутсорсинг персонала. В чем преимущества для компании По своей сути он является передачей части обязанностей и задач для определенной фирмы.

Отчеты в госучреждения специалиста по кадрам

Конкретных сроков для сдачи такой документации не предусмотрено, обычно сроки указываются в индивидуальных запросах сотрудников ПФР. Налоговые и статистические отчеты кадровика В территориальное отделение Налоговой службы кадровый работник обязан предоставить отчет о среднесписочной численности работников за отчетный год. Сдать его следует не позднее 20 января (практически сразу после новогодних праздников). Если в учреждении менее 25 человек, то отправить бланк отчета в ФНС можно на бумаге. Если среднесписочная численность равна или более 25 человек, то отчитаться можно только в электронном виде. В органы статистики готовят отчеты по формам П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдают его все организации независимо от типа, форм и видов деятельности.

Именно она теперь и будет выполнять все обязанности, связанные с подбором и управлением сотрудниками. Подобное решение позволит вам:

  • нанять необходимых работников в сжатые сроки;
  • воспользоваться готовым решением определенного вопроса (вы поставите перед компанией-аутсорсером цель, после чего получите конечный результат);
  • уменьшить нагрузку на кадровый отдел, отчего снижаются административные издержки.

Получается, что ведение трудовой документации полностью или частично перейдет на компанию посредника, что значительно сократит риск несоответствия трудовому законодательству.

Основные плюсы аутстаффинга персонала С помощью внешнего менеджмента сотрудников вы можете вывести персонал за штат компании.
Какую кадровую отчетность сдают в ПФР:

  1. Ежемесячная форма СЗВ-М. обязанность по предоставлению данной формы могут переложить на бухгалтера предприятия, но сотрудники ПФР относят СЗВ-М к кадровой отчетности. Сдаем до 15 числа следующего месяца.
  2. Ежегодный отчет СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Информация из формы необходима для сверки и контроля поступившей информации из ФНС по единым расчетам по страховым взносам. Представители ПФР могут потребовать заполнить форму при оформлении работника на пенсию, не дожидаясь срока отчетности, предоставить ее придется в течение 3 рабочих дней. Ежегодный срок сдачи — до 01 марта следующего года.

Дополнительно представители Пенсионного фонда могут затребовать справки, выписки из приказов, копии подтверждающих документов для назначения страховых выплат пенсионеру. Например, отчеты по формам СЗВ-К или СПВ-2.

Конец года: о чем не забыть специалисту по кадрам

К концу года объем работы у специалиста по кадрам только увеличивается. Чтобы успеть сделать все дела и с чувством выполненного долга отдохнуть в новогодние каникулы, нужно тщательно спланировать все задачи до 31 декабря и приступить к их выполнению уже сейчас. Итак, что же нужно успеть сделать.

Утвердить график отпусков

График отпусков – не только инструмент, который оптимизирует процесс предоставления отпусков, но и обязанность работодателя. При проверке инспектор труда обращает внимание на наличие и правильность составления графика и при выявлении нарушений привлекает работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Апелляционное определение Московского городского суда от 22.06.2016 г. по делу № 33-24131/2016).

График отпусков работодатель обязан утвердить не позднее, чем за две недели до наступления года, на который он составляется (ст. 123 ТК РФ). Так, график отпусков на 2018 г. должен быть составлен и утвержден до 16 декабря 2017 г.

Для определения продолжительности отпуска необходимо учесть стаж работы сотрудника в компании (ст. 121 ТК РФ). Если в течение года отпускной стаж не прерывался, в графике отпусков нужно предусмотреть 28 дней ежегодного основного отпуска (ст. 115 ТК РФ), а также необходимое количество дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ).

Обязательная форма для графика отпусков законодательством не предусмотрена. Работодатели могут использовать как обязательную до 01.01.2013 г. унифицированную форму № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1), так и форму, разработанную в компании. Однако в этом случае необходимо помнить про обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Обновить штатное расписание

В трудовом договоре работодатель обязан указывать должность, профессию или специальность работника в соответствии с данными штатного расписания (ст. 57 ТК РФ). По мнению Роструда, такое соответствие должно быть строгим. Принимать работника на должность, которой нет в штатном расписании, нельзя (Письмо от 21.01.2014 г. № ПГ/13229-6-1).

Поэтому любые изменения должны быть зафиксированы. Их можно вносить в штатное расписание в любое время приказом работодателя, специальных сроков для этого законом не установлено. Однако работодатели часто утверждают новое штатное расписание в конце года.

Для составления и утверждения штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1) либо форму, разработанную и утвержденную в компании.

Утвердить план и приказ по воинскому учету

Ведение воинского учета обязательно для всех. До конца декабря каждая компания должна утвердить план работы по воинскому учету на следующий год и приказ об ответственном за ведение этого направления. В приказе, кроме Ф.И.О. и должности ответственного, необходимо указать данные его заместителя.

Читайте так же:  Оформление сотрудников у ип на патенте

Обязательные формы указанных документов приведены в Методических рекомендациях Генерального штаба (Приложение № 4 и Приложение № 17). Если документы не будут соответствовать данным формам, военкомат вернет их на доработку.

Перед предоставлением приказа и плана работы в военкомат необходимо получить обновленную справку о бронировании в местных органах власти.

Подготовить статистическую отчетность

Компании обязаны предоставлять отчетность органам статистики (ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 г. № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации»). Тем, кто этого не делает, грозят штрафы согласно ст. 13.19 КоАП РФ.

Формы, по которым нужно предоставлять отчетность, утверждены Приказом Росстата от 24.09.2014 г. № 580:

  • До 20 января предоставляются сведения о численности и заработной плате работников по форме 1-Т. Отражаются наименование вида экономической деятельности, среднесписочная численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты.
  • До 15 числа предоставляются сведения о численности и заработной плате работников по форме П-4:
    • если средняя численность работников превышает 15 человек — ежемесячно после отчетного периода;
    • если средняя численность работников меньше 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально после отчетного периода.
  • Не позднее 8 числа после отчетного квартала предоставляются сведения по форме П-4 (НЗ) о неполной занятости и движении работников:
    • работавших неполное время или находившихся в простое;
    • принятых, уволенных и планируемых к увольнению;
    • получивших отпуска без сохранения зарплаты по их просьбе.

Также работодателям необходимо один раз в два года 28 ноября предоставлять отчетность в соответствии с Приказом Росстата от 05.07.2016 г. № 325 (Приложение № 3) по форме 1-Т (проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам». Это касается всех организаций, кроме финансовых, государственного управления и обеспечения военной безопасности, а также общественных объединений и экстерриториальных организаций.

Изучить план проверок госорганов на следующий год

Чтобы проверка компании государственными органами не стала сюрпризом, проконтролируйте, нет ли ее в списках плановых проверок на сайте Генпрокуратуры РФ. Кадровикам нужно особое внимание уделить возможностям проверок инспекции труда и службы занятости.

Если компанию планируют проверить, проведите кадровый аудит, чтобы привести все документы в соответствие требованиям законодательства и избежать санкций.

Провести кадровый аудит

Независимо от того, планируются ли проверки, в конце года следует провести кадровый аудит. Это позволит не только своевременно исправить недочеты в ведении кадрового делопроизводства, но и улучшить бизнес-процессы в оформлении трудовых отношений.

В первую очередь проверьте:

  • Наличие и актуальность локальных нормативных актов:
    • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
    • локальный акт об оплате труда (например, Положение об оплате труда (ст.135 ТК РФ));
    • локальный акт о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
    • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
    • штатное расписание (Письмо Роструда от 15.05.2014 г. № ПГ/4653-6-1);
    • должностные инструкции (не являются обязательными локальными нормативными актами, но их применение удобно для поддержания дисциплины);
    • другие локальные нормативные акты (например, если работники ездят в командировки, то обязательным будет Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ)).
    • Если какие-либо локальные акты отсутствуют или неактуальны, то разработайте и утвердите их или актуализируйте.
  • Все ли сотрудники ознакомлены с локальными актами (ст. 68 ТК РФ). Получите подписи от тех сотрудников, которые еще не ознакомлены.
  • Содержание трудового договора на соответствие законодательству и локальным актам. При выявлении несоответствий заключите дополнительные соглашения.
  • Наличие срочных трудовых договоров (ст. 59 ТК РФ) со сроком действия до 31 декабря. Уведомьте работников о прекращении их трудовых договоров, иначе они превратятся в договоры на неопределённый срок.

Также проверьте наличие и правильность оформления следующих документов:

  • приказы о приеме, увольнении, переводе;
  • приказы о предоставлении отпусков и заявления к ним;
  • табели учета рабочего времени;
  • личные карточки Т-2;
  • документы по трудовым книжкам:
    • приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
    • трудовые книжки;
  • приказы о направлении в командировку (при наличии командировок);
  • приказы о применении дисциплинарных взысканий и основания к ним (при наличии взысканий);
  • приказы о привлечении к материальной ответственности и основания к ним (при наличии);
  • гражданско-правовые договоры (при проверке им уделяют особенно пристальное внимание).

Проверьте, все ли оформлено в отношении беременных и находящихся в отпуске по уходу за ребенком сотрудниц, осуществляется ли квотирование в отношении инвалидов и молодёжи и т.д.

Подготовить документы к сдаче в архив

Обычно это делают уже в следующем году. Однако еще в конце года можно определить состав документов, которые нужно будет направить в архив, руководствуясь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526).

Сдавать в архив нужно документы со сроком хранения более 10 лет через год после завершения по ним дел в делопроизводстве. Сроки хранения документов можно определить, используя Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Подготовить внутренний отчет отдела кадров

Чаще всего внутренняя кадровая отчетность включает следующие отчеты:

  • количество приемов и увольнений;
  • текучесть кадров;
  • наиболее эффективные инструменты подбора персонала.

Если в компании такие отчеты делаются чаще раза в год, сведите все данные в один отчет. Если руководство не требует составления отчетности (обычно такое бывает в небольших компаниях), все равно подготовьте эту информацию. Такой отчет может охарактеризовать работу отдела в лучшем свете. Отразите в нем основные показатели, такие как количество кадровых операций: число приемов, увольнений, переводов, оформленных отпусков и командировок, количество оформленных или доработанных локальных актов, количество успешно решенных трудовых конфликтов и т.д.

Составить номенклатуру отдела кадров

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526. Для этого нужно проанализировать направления работы отдела и готовящиеся виды документов. По результатам анализа внести изменения в номенклатуру дел, добавив или удалив нужные разделы и строчки.

Если же в составе формируемых документов и дел ничего не изменилось, новую номенклатуру дел на 2018 год все же следует утвердить.

[3]

advant24.ru

Также стоит составить отчет о работе отдела персонала за год. Чаще всего руководство требует предоставить такой отчет. Но даже если организация небольшая и никаких формальных требований к отчетности не предъявляется, все же рекомендуем это сделать. Почему бы не показать работу отдела в лучшем свете? Так, можно указать, сколько:

  • кадровых операций (увольнение, прием на работу, оформление отпусков, командировок, дисциплинарных взысканий и т. д.) было сделано;
  • ЛНА оформлено или доработано;
  • работников подобрано (при наличии функции подбора);
  • трудовых конфликтов предотвращено;
  • работников обучено и т. д.
Читайте так же:  Как проверить подлинность завещания

[1] Более чем оригинальное понимание чиновниками вакантных мест. — Прим. научного редактора. [2] Приложения № 17 и 4 соответственно. [3] Подробнее об оформлении архива организации см.: Жижерина Ю. Ю.

Отчетность кадровика бюджетной организации

Отметим, что бланки и крайняя дата сдачи может существенно отличаться в зависимости от региона. Отчитываемся в военкоматы Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель. В соответствии с постановлением № 719, руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику.
Обязанности должны быть переданы по официальному распоряжению (приказу), который, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.

Какие сведения и отчеты нужно сдавать кадровику

Органы статистики Сведения о численности и заработной плате и движении работников. Форма № П-4 утверждена приказом Росстата от 24 сентября 2014 г.

№ 580. Если средняя численность сотрудников меньше 15 человек, то отчет заполняют и подают один раз в квартал, если 15 человек и более, то ежемесячно.

В какие организации сдает отчеты кадровик и какие отчеты?

Утвердить план и приказ по воинскому учету Ведение воинского учета обязательно для всех. До конца декабря каждая компания должна утвердить план работы по воинскому учету на следующий год и приказ об ответственном за ведение этого направления.

В приказе, кроме Ф.И.О. и должности ответственного, необходимо указать данные его заместителя. Обязательные формы указанных документов приведены в Методических рекомендациях Генерального штаба (Приложение № 4 и Приложение № 17).

Если документы не будут соответствовать данным формам, военкомат вернет их на доработку. Перед предоставлением приказа и плана работы в военкомат необходимо получить обновленную справку о бронировании в местных органах власти.

Подготовить статистическую отчетность Компании обязаны предоставлять отчетность органам статистики (ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 г.

Какие отчеты и куда нужно сдавать кадровику?

Информацию по вакансиям (не инвалиды): см. Приказ Департамента труда и занятости населения ХМАО — Югры от 12.04.2013 N 14-нп (ред. от 16.04.2015) «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги содействия гражданам в поиске подходящей работы, а работодателям в подборе необходимых работников». Отчеты по молодежи Вопросы квотирования рабочих мест для молодежи отнесены к компетенции органов государственной власти субъектов РФ (ст. 7.1-1

Кадровая отчетность предприятия

Видео (кликните для воспроизведения).

К концу года объем работы у специалиста по кадрам только увеличивается. Чтобы успеть сделать все дела и с чувством выполненного долга отдохнуть в новогодние каникулы, нужно тщательно спланировать все задачи до 31 декабря и приступить к их выполнению уже сейчас.
Итак, что же нужно успеть сделать. Утвердить график отпусков График отпусков – не только инструмент, который оптимизирует процесс предоставления отпусков, но и обязанность работодателя. При проверке инспектор труда обращает внимание на наличие и правильность составления графика и при выявлении нарушений привлекает работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Апелляционное определение Московского городского суда от 22.06.2016 г. по делу № 33-24131/2016). График отпусков работодатель обязан утвердить не позднее, чем за две недели до наступления года, на который он составляется (ст. 123 ТК РФ).

Что должен сделать кадровик в конце года?

Оно является системой управления персоналом компании, что обеспечивает бесперебойный оборот документации, связанной с сотрудниками предприятия, информацией об их перемещении внутри фирмы, учетом рабочего времени специалистов, их приемом на работу, увольнением и так далее. Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель обязан:

  • формировать личные дела сотрудников предприятия;
  • оформлять справки, больничные листы и заявления;
  • заниматься подготовкой кадровых приказов;
  • разрабатывать табеля учета рабочего времени;
  • подавать периодические отчеты по персоналу и так далее.

На основании статистических данных, что подаются делопроизводителем в определенные государственные органы, формируется информация о средней заработной плате, уровне занятости и т.

д. по стране и регионе.

На каждом документе должно быть место для согласующей визы военкома. Приказ и план подписывают должностные лица, указанные в форме.

Отчеты в госучреждения специалиста по кадрам

Так, график отпусков на 2018 г. должен быть составлен и утвержден до 16 декабря 2017 г. Для определения продолжительности отпуска необходимо учесть стаж работы сотрудника в компании (ст. 121 ТК РФ). Если в течение года отпускной стаж не прерывался, в графике отпусков нужно предусмотреть 28 дней ежегодного основного отпуска (ст. 115 ТК РФ), а также необходимое количество дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ). Обязательная форма для графика отпусков законодательством не предусмотрена.

Работодатели могут использовать как обязательную до 01.01.2013 г. унифицированную форму № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1), так и форму, разработанную в компании.

Однако в этом случае необходимо помнить про обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

В любом случае полномочия по ведению воинского учета передаются приказом руководителя, который должен быть согласован с военным комиссаром муниципального образования либо с органом местного самоуправления, осуществляющим первичный воинский учет (п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ). Формы отчетов, списков, уведомлений и других документов, представляемых в военкоматы, приводятся в Приложениях к Рекомендациям.

Подробнее о том, как организовать воинский учет персонала см. здесь: http://www.budget.1kadry.ru/#/document/130/50083/?step=60. Сведения для службы занятости населения В целях реализации политики государства в сфере занятости населения работодатели должны систематически осуществлять взаимодействие со службой занятости населения и содействовать в обеспечении занятости населения.

В соответствии со ст.
Новость из Пенсионного фонда России, которая касается кадровых работников. Им придется заполнять два новых отчета, которые ожидают чиновники от работодателей за 2018 год — форму СЗВ-СТАЖ и форму ОДВ-1.
Первая из них расскажет специалистам ПФР о страховом стаже работников, а вторая о данных их персонифицированного учета. Специалисты ПФР России напомнили всем работодателям-страхователям, что с 1 января 2018 года администрирование страховых взносов по социальному, пенсионному и медицинскому страхованию передано ФНС России, а за ПФР сохранились функции персонифицированного учета застрахованных лиц. В связи с этим был упразднен отчет РСВ-1, а вместо него введены новые формы, которые страхователи должны сдавать по итогам 2016 года. Две из них касаются непосредственно учета работников и их страхового стажа.

Читайте так же:  Договор социального найма права и обязанности нанимателя и наймодателя

Отдел кадров

Отдел кадров — это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Автоматизация в действии: кадровый учет на госслужбе

Кадровое делопроизводство в такой сфере, как госслужба, имеет целый ряд нюансов. О том, какие возможности перед сотрудниками отдела кадров организаций государственной службы открывает программа Контур-Персонал Госслужба, рассказывает руководитель отдела учетного программного обеспечения Челябинского филиала компании СКБ Контур Елена Насырова.

Шаг влево, шаг вправо — ошибка

В отличие от кадровиков организаций, кадровики учреждений госслужбы в своей работе не используют унифицированные формы приказов и отчетов и должны руководствоваться четко определенными в Москве инструкциями. Например, все приказы текстовые. У них есть определенный формат, очень четкие понятия по используемым шрифтам, а также до миллиметра обозначены размеры полей.

Иногда есть и региональные особенности, если формы приказов редактируются на уровне правительства региона. Где-то дата пишется в таком формате дд.мм.гггг, а где-то строго в таком: д.мм.гггг. В некоторых регионах в определенном месте в приказе нужно ставить запятую, а в других регионах этого не требуется. И таких моментов очень и очень много.

Отчеты на госслужбе тоже не менее специфические. В частности, отчеты по статистике — по формам 1-ГС и 2-ГС. Или, например, полугодовой отчет по мониторингу, в котором сведена информация по госслужащим из всех учреждений региона, в том числе по их аттестациям и конкурсам. Это очень сложный отчет, в него включаются сравнительные цифры за тот же период прошлого года.

При всей специфике работы многие кадровики на госслужбе ведут кадровый учет вручную: создают шаблоны приказов в программе Microsoft Word и подставляют в них необходимые данные. Но ведь даже один только приказ о командировании государственного служащего может быть в нескольких вариантах: распоряжение губернатора о своей командировке или командировании вице-губернатора, приказ — для обычных госслужащих. И все множество документов-шаблонов кадровики вручную редактируют и печатают. Мало того, что это трудоемкий процесс, так еще существует опасность утери данных из-за заражения вирусами или поломки жесткого диска.

Умный помощник — это реально

Рано или поздно, взвесив все плюсы и минусы, кадровики задумываются об автоматизации кадрового учета. Так было и в Правительстве Оренбургской области. В отделах кадров региональных министерств не было установлено какое-либо ПО для кадрового учета — все действия выполнялись вручную.

После того, как Представители Правительства Оренбургской области увидели презентацию программы Контур-Персонал Госслужба, они приняли решение вести кадровое делопроизводство с ее помощью.

И это неудивительно, ведь система позволяет:

  • вести личные данные по сотрудникам;
  • хранить историю изменений штатного расписания и всех личных данных сотрудников, получать информацию по учреждению в режиме реального времени;
  • вести базу претендентов, вакансий и кадрового резерва;
  • формировать любые текстовые приказы с учетом склонений ФИО, должностей, подразделений;
  • оформлять приказы о присвоении классного чина, о применении/снятии дисциплинарного взыскания, о командировании, формировать распоряжения и т д.;
  • вести должностные оклады, оклады за классный чин, доплаты за выслугу лет, особые условия государственной службы, государственную тайну и т д.;
  • вести различные стажи сотрудников, в т.ч. стаж государственной службы, юридический стаж, стаж по специальности и т д.;

Кроме того, программа Контур-Персонал Госслужба имеет уникальный функционал, который позволяет автоматически рассчитывать стаж сотрудника на любую дату, рабочие периоды отпусков с учетом всех невключений в стаж для начисления отпуска, а также отслеживать надбавки и дополнительные дни отпуска в зависимости от стажа сотрудника в органах государственной службы.

Читайте так же:  Можно ли продать неприватизированную квартиру

Благодаря системе оперативного контроля, кадровик всегда в курсе любых событий в учреждении и может отслеживать и планировать профессиональный рост персонала: повышение квалификации, переподготовки, стажировки, аттестации на соответствие должности, квалификационные экзамены, классные чины, специальные звания.

В программе Контур-Персонал Госслужба уже есть множество печатных форм — Т-2(ГС), аттестационный лист, экзаменационный лист, отчеты по форме 1-ГС, 2-ГС, отчеты в пенсионный фонд, по воинскому учету, а также огромное количество готовых приказов и справочников.

С чего начинается автоматизация?

Руководство многих учреждений, понимая необходимость автоматизации, отказывается это делать по разным причинам. Одни боятся, что в процессе внедрения программы утеряется часть данных; другие считают, что на это требуется слишком много времени; третьи полагают, что кадровики не смогут овладеть новыми технологиями. Однако на самом деле автоматизация кадрового учета — это безопасный процесс, который, при правильном подходе, можно реализовать буквально за 2-3 месяца.

Внедрение программы Контур-Персонал Госслужба мы проводим в четыре этапа:

  • диагностика;
  • конвертация данных;
  • настройка и доработка печатных форм;
  • опытно-промышленная эксплуатация.

До того, как приступить к работе мы оформляем приказ о начале внедрения, в котором четко прописаны ответственные за внедрения лица, как с нашей стороны, так и со стороны заказчика. Это позволяет максимально сократить период внедрения программы.

В первую очередь мы проводим диагностику организации и составляем перечень требований клиента. Затем проводим загрузку структуры учреждения, все электронные виды данных по сотрудникам и штатному расписанию. Даже если у клиента нет какой-то информации в электронном виде, он может ее ввести в таблицу в Microsoft Excel и передать нам.

После того как конвертация всех возможных данных выполнена, клиент начинает работу по сверке данных и вводу недостающей информации.

Пока специалисты кадровой службы выполняют сверку данных и расстановку сотрудников по штатному расписанию, мы начинаем настраивать систему под нужды заказчика, то есть включаем в Контур-Персонал Госслужбу все печатные формы, полученные в отделе кадров государственного учреждения.
Бывает, что организации нужен реквизит (например, дата дактилоскопирования, личный номер, нагрудный знак), приказ или отчет, которого нет в поставочной версии Контур-Персонал Госслужбы, но нам достаточно просто добавить в программу новые данные.

Например, для Правительства Оренбургской области мы дополнили программу формой отчета по мониторингу развития государственной, муниципальной службы, реализации наградной политики, которая формируется по итогам полугодия и по итогам года нарастающим итогом.

И наконец, на этапе опытно-промышленной эксплуатации мы проверяем печать всех приказов и отчетов, правильную настройку зависимости стажей, умение программы реагировать на все события в организации и предупреждать кадровика за месяц до их наступления.

На этом последнем этапе кадровик почти полностью осваивает программу и ведет в полноценном режиме прием, перевод, увольнение, профессиональный рост сотрудников, отпуска и др. Вообще, обучение сотрудников отдела кадров работе в программе проходит сквозной линией через все этапы внедрения, потому что невозможно за один день выдать и воспринять всю информацию по возможностям Контур-Персонал Госслужбы.

Заместитель начальника отдела по вопросам государственной гражданской службы и кадрам Министерство экономического развития, промышленной политики и торговли Оренбургской области Елена ПЛОТНИКОВА:

«В программе Контур-Персонал Госслужба я работаю с начала ее внедрения у нас — с 2012 года. Кстати, наше министерство первое в Оренбургской области начало ей пользоваться. До этого нам демонстрировали ряд программ кадрового учета, но они меня не устроили по различным параметрам, тогда как Контур-Персонал Госслужба вполне отвечала всем требованиям.

Сделав такой выбор, я не ошиблась. Дело в том, что я одна веду кадровый учет по 104 работникам, среди которых, как государственные служащие, так и обычные служащие. И в части кадрового делопроизводства и формировании ряда отчетов Контур-Персонал Госслужба заменила мне еще одного сотрудника. И я ни за что от нее не откажусь.

В силу региональной специфики кадрового делопроизводства на госслужбе, в программу пришлось вносить несколько доработок, например, мы ввели свой реестр гражданских служащих. И в результате, в конце года у меня получается статистика по всем параметрам, касающимся повышения квалификации, классных чинов, аттестации, стажи гражданской службы, общего стажа. Одним словом, все, что относится к приему на гражданскую службу, ее прохождению и увольнению, сводится в этот реестр.

Контур-Персонал Госслужба незаменима и при формировании еще одного очень большого важного отчета — мониторинга гражданской службы, который нужно сдавать раз в полгода. Если, например, в реестре мы вносим все персональные данные, то в мониторингах идет качественно-численное и процентное соотношение, чтобы во всех разрезах проанализировать структуру учреждения госслужбы.
Программа настолько простая и удобная, что для ее освоения мне даже не пришлось тратить время и проходить какие-либо курсы. Специалист СКБ Контура в удаленном доступе показал мне, как и что работает, — и дело пошло! Теперь я больше не считаю стажи госслужащих вручную, а буквально одним нажатием клавиши получаю реестр.

Конечно, в самом начале пришлось проделать огромную работу — необходимо было внести все трудовые книжки и заполнить все карточки. Но это требуется делать при внедрении любой программы кадрового учета. Многие кадровики ленятся этим заниматься или просто не понимают, что сначала надо поработать на программу, а потом она начинает работать на тебя с колоссальной отдачей.

Видео (кликните для воспроизведения).

И особенно хочется отметить отзывчивость разработчиков программы, их способность слышать пользователей, желание идти навстречу. Ведь многие программы автоматизации кадрового учета во многом проигрывают именно из-за отсутствия авторского сопровождения, возможности внести какие-то коррективы в систему. Со знанием дела скажу, что очень сложно найти хороших специалистов которые быстро и грамотно установят нужную печатную форму, внесут изменения связанные с законодательством, и все это — посредством удаленного доступа, не нарушая закона о персональных данных».

Источники


  1. Адвокатская деятельность и адвокатура в России. Часть 2. Особенная часть, специализация / ред. И.Л. Трунов. — М.: Эксмо, 2016. — 864 c.

  2. Подведомственность и подсудность дел судам и арбитражным судам. Судебная практика. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2017. — 144 c.

  3. Будяну В. А., Мытарев С. А., Сумская Е. Г. Правоведение за 24 часа; Феникс — Москва, 2009. — 288 c.
Отчеты в госучреждения специалиста по кадрам
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here