Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата

Полезная правовая информация по теме: "Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата" от профессионалов для простых людей. За дополнительной консультацией вы всегда можете обратиться к дежурному специалисту.

Какая отметка ставится в копии офоциального документа при выдачи дубликата

Выдаем, заверяем и проверяем копии, дубликаты и подлинники

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 1 ВЫДАЕМ, ЗАВЕРЯЕМ И ПРОВЕРЯЕМ КОПИИ, ДУБЛИКАТЫ И ПОДЛИННИКИ В материале рассказывается, чем отличаются друг от друга различным образом воспроизведенные документы. Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа.

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Существует такое понятие, как «заверенная копия».

Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Так что вполне может получиться, что написанный от руки документ, внешне не очень похожий на подлинный, но обладающий необходимыми в конкретном случае реквизитами, имеет юридическую силу, в отличие от распечатанной цветной копии.

Не следует путать заверенную копию с дубликатом документа. Дубликат — это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в аналогичном порядке. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: │ Инспектор службы кадров Личная подпись А. С. Кушнер │ Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Нотариальное заверение копий При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

3. Пустозерова В. М. Оформление и ведение трудовых книжек.

Что делать с трудовой книжкой в 2009 году.

М.: Обучение, 2009. 48 с.

Отметка о заверении копии

Приказом Росстандарта от 08.12.2019 г. № 2004-ст введен в действие ГОСТ Р 7.0.97-2019.

«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. 5. Представляется в соответствии с, выдаваемыми налоговыми органами.

Секретарю часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Заверение документа производится для придания ей юри­дической силы.

Копии заверяются руководителем орга­низации или уполномоченными им должностными. оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр.

Какая отметка ставится в копии офоциального документа при выдачи дубликата

Копия — это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе или в электронном виде.

текст (собственно копия документа, в точности воспроизводящая его содержание); 3) Инспектор отдела кадров подпись Л.

[1]

С. Петров 25.11.2004 20.2. Требования к оформлению выписок из документов Выписка — оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе. Требования к оформлению выписок конкретизированы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов93.

Реквизитами выписки являются: 1) заголовок к тексту (указывает на документ- источник, формулируется в родительном падеже — “из. «); 3) текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент); 4) Примерная форма выписки из трудовой книжки94 приведена в приложении 58.

Примерная форма выписки из устава юридического лица95 приведена в приложении 59. Рекомендации по оформлению отдельных элементов содержания документов представлены в приложении 60.

Учебник: Делопроизводство

Выписка оформляется следующим образом: в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»; воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа; из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима; воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи); проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил.

33. 1. Что такое подлинник документа? 2. Что представляет собой копия документа? 3. Когда копия документа приобретает юридическую силу?

4. Каковы правила выдачи копий в организациях? 5. Чем факсимильная копия отличается от свободной? 6. Что представляет собой отметка о заверении копии и где она помещается на документе?

Дубликат документа

Это не только сэкономит ваше время, но избавит вас от необходимости узнавать реквизиты ИФНС – они будут проставлены автоматически. Наконец, последний этап процедуры восстановления учредительной документации – получение дубликатного свидетельства о внесении изменений ГРН.

Проблема состоит в том, что нельзя подать одно общее заявление на восстановление всего пакета документации.

Потеряли документы? Оформляем дубликаты

Такая отметка поможет предотвратить споры о сроках выдачи дублирующего экземпляра. Согласно Правилам дублирующий экземпляр должен быть изготовлен и выдан на руки в двухнедельный срок. Если сотрудник, который обратился с заявлением, является действующим сотрудником, то документ выдается ему на руки в момент увольнения.

Как и в случае других дублирующих документов, на первой странице должен стоять оттиск штампа «Дубликат». На этой же странице приводятся данные о работнике.

Читайте так же:  Образец искового заявления на алименты на содержание жены

Как заверить копию документа в различных ситуациях

Это могут быть товарные накладные, счета-фактуры, акты, заявления, отчеты, счета и договоры. Не допускается составление в электронном виде документов строгой отчетности.

Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах.

Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль.

Легализация осуществляется следующим образом:

  1. в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
  2. документ отправляется в консульство.
  3. заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
  4. в МИДе заверяется печать;

Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который

Как заверять документы копия верна: образец

Заверять должно уполномоченное лицо.

Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ). При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.

Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать: Копия верна (оттиск штампа или слова вручную) Генеральный директор Подпись А. А. Иванов В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица. Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе.

Руководителю данное право принадлежит априори.

В некоторых организациях нередко копии документов, в частности трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров.

Арбитражный суд Республики Бурятия

Отделение – НБ Республика Бурятия УФК по РБ (МРИ ФНС России №2 по Республики Бурятия) В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Если подтверждающие документы поступят уже после оформления дубликата, то сведения о работе можно довнести в трудовую книжку или просто приложить к ней подтверждающие документы и учитывать информацию из них для корректного определения стажа работника.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Ошибки при оформлении документа

Обычно дублирующий экземпляр ОГРН готовится достаточно быстро — не более пяти рабочих дней. Нюансы восстановления данного компонента учредительной документации касаются оплаты.

При этом указывать дело хранения надо в отношении документов, которые организация принимает на архивное хранение, подшивает в дела в соответствии с номенклатурой дел.. В связи с чем при заверении копии трудовой книжки указывать № дела хранения не нужно. Использовать при удостоверении копии следует слово «Верно».

Обратите внимание! Наименование организации, в которой трудился работник, записывается в графе 3 трудовой книжки напротив даты приема на работу, указанной в графе 2, а не до этой записи, как принято при оформлении подлинника трудовой книжки.

Утвердить прилагаемый Порядок заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов.

Как заверить копию документа в различных ситуациях

В установленных законом случаях копии некоторых документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.) при представлении в другие организации могут требовать нотариального заверения. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного лица и оттиском печати.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение.

Последовательность указания дополнительных сведений определяется организацией, осуществляющей образовательную деятельность, самостоятельно.

Если был утрачен подлинник бумаги, то руководство структурного подразделения, в котором произошел инцидент, и члены комиссии инициируют процесс получения дублирующего экземпляра. Для это следует предпринять ряд действий, состав и последовательность которых определяются характером утраченных деловых бумаг.

Это означает, например, что если подлинник был создан на основе бланка, то и дубликат должен быть создан сходным образом. В отличие от этого, копия может быть сделана на обычной бумаге.
Копии официальных организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства. 4.

Требования к оформлению документов». Отметка о заверении проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из).

Глава 5. правила оформления и выдачи копий документов

Бланки титула аттестата и приложения к нему (далее вместе — бланки) заполняются на русском языке с помощью печатных устройств электронной вычислительной техники шрифтом Lazurski черного цвета размера 11п (если в соответствующих пунктах настоящего Порядка не указано иное) с одинарным межстрочным интервалом, в том числе с использованием компьютерного модуля заполнения аттестатов и приложений к ним.

В современном деловом обороте допускается использование вместо подлинников документов их надлежащим образом заверенных копий. Так, к примеру, в процессуальном законодательстве РФ предусмотрено, что письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 8 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 70 КАС РФ).

Block03: Блок с заголовком, текстом (нормальным/маленьким), одним фото с обтеканием, набором ссылок и кнопкой.

Читайте так же:  Как приватизировать квартиру с долгами

Например, такое требование можно найти в ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, п. 4 ст. 226.1 НК РФ, ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. При этом вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки.

Электронные трудовые книжки — идея, которая совсем скоро может стать реальностью. В правительстве уверены, что такой способ ведения учета трудового стажа работников очень выгоден всем сторонам: и работникам, и работодателям, и контролирующим органам. Правда, полностью отказываться от бумажных документов чиновники пока не собираются. Пусть остаются.

Мы рекомендуем применять данный стандарт с 01.07.2018 года при оформлении документов и заверении копий документов, т.к это обеспечит единообразие в оформлении документов и их копий, упростит проверку выданных копий, а при передаче дел в архив — упростит поиск документов в архивном фонде.

Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах.

Если работодатель утратил трудовую книжку работника, то он обязан выдать ему дубликат трудовой книжки, поскольку именно он несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки.

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации.

Легализация осуществляется следующим образом:

  1. в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
  2. документ отправляется в консульство.
  3. заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
  4. в МИДе заверяется печать;

К такому выводу пришел суд, признав незаконным постановление судебного пристава об отказе в возбуждении исполнительного производства по мотиву того, что к заявлению взыскателя была приложена ненадлежащим образом заверенная копия доверенности.

Но достаточно ли этого? Посмотрим, насколько установленные ГОСТом Р 6.30-2003 правила обязательны для организаций. Для этого обратимся к разделу «Область применения» данного документа.

Заверение документа производится для придания ей юри­дической силы. Копии заверяются руководителем орга­низации или уполномоченными им должностными.

НАДЛЕЖАЩЕЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России) от 14 февраля 2014 г. N 115 г.

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы.

В соответствии с пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв.

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Допускается уточнение «Русская» литература в случае, если выпускник окончил организацию, осуществляющую образовательную деятельность, с обучением на родном (нерусском) языке. Подлинник официального документа — это «первый или единичный экземпляр официального документа» ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 27.

Чем отличается дубликат документа от его копии? Может ли дубликат содержать подписи других лиц (т.к. те, кто подписывал оригинал, уже не работают)?

Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Существует такое понятие, как «заверенная копия».

Для чего нужна заверенная копия документа?

Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).
Однако лучше не рисковать и настаивать в таких случаях на получении надлежащим образом заверенных копий документов, тем более что сам по себе порядок не вызывает никаких сложностей. Отметим также, что если законом или нормативным правовым актом никаких иных специальных требований к порядку заверения документов не предусмотрено, то использование приведенного порядка признается достаточным.

Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата

АПК РФ. Для этого также как и в предыдущем случае нужно подать соответствующее заявление. Важный момент: данное заявление должно быть подано до того, как истечет срок, который был установлен для предъявления исполнительного листа к исполнению. Читайте также:

  • Потеряли документы? Оформляем дубликаты
  • Дубликаты документов
  • Дубликат документа

Выдача дубликата учредительных документов Процедура выдачи дублирующих экземпляров учредительных документов, к сожалению, не регламентирована законодательством. Многие организации испытывают ряд трудностей в процессе восстановления этих бумаг. Справка Типовая процедура восстановления учредительных документов состоит из следующей последовательности действий:

  1. Оплата государственной пошлины.

Подлинник, копия, дубликат

Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ). Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом.

Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа. Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа.

Правила выдачи дубликатов документов

Обычно дублирующий экземпляр ОГРН готовится достаточно быстро — не более пяти рабочих дней. Нюансы восстановления данного компонента учредительной документации касаются оплаты.

Читайте так же:  Как усыновить своего ребенка от гражданской жены

Потеряли документы? оформляем дубликаты

Далее необходимо утверждение акта генеральным директором компании. В дальнейшем он будет храниться вместе с дублирующим экземпляром.

Обратите внимание, что в номенклатуре дел предприятия должно быть указание на факт наличия дубликата вместо оригинала. Оно делается в виде специальной отметки в разделе «Примечание».
Основная цель работы комиссии — выяснить, какие именно документы были утрачены и по какой причине. Следующий шаг — принятие мер по восстановлению утраченных деловых бумаг.

Если был утрачен подлинник бумаги, то руководство структурного подразделения, в котором произошел инцидент, и члены комиссии инициируют процесс получения дублирующего экземпляра. Для это следует предпринять ряд действий, состав и последовательность которых определяются характером утраченных деловых бумаг.

Это могут быть исполнительные или учредительные документы.

Заверять копию документа, следуя госту, опасно?

Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату.
А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости. Как правильно заверить копию трудовой книжки, наверное, лучше всех знают специалисты отдела кадров, поскольку практически каждый день сталкиваются с этим.
Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр.

Глава 5. правила оформления и выдачи копий документов

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Выдача копий и их заверение Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003).

Что такое дубликат документа

В случае отсутствия необходимой информации в архиве, сотруднику надлежит обратиться в судебные органы с соответствующим заявлением. Например, о подтверждении времени работы в той или иной компании. Важно еще до обращения в суд выяснить, была ли организация ликвидирована или реорганизована. В последнем случае за всей необходимой информацией нужно обращаться к правопреемнику реорганизованной компании. Подлинники деловых бумаг, подтверждающих стаж работы в других организациях, необходимо вернуть сотруднику после снятия с них копий. Копии необходимо заверить. Заверяющая надпись должна содержать соответствующие реквизиты, слово «Верно», должность и ФИО лица, удостоверившего копию, расшифровку подписи, дату заверения. Как оформляют дубликат После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки.
Ниже мы подробно расскажем о процедуре восстановления и тех, и других. Читайте по теме в электронном журнале Выдача дубликата исполнительного документа Если был утрачен подлинник исполнительного листа или судебного приказа, т.е., исполнительных документов, то согласно ст. 430

ГПК РФ, дубликаты этих документов может выдать суд, который принимал решение или выносил приказ. Непосредственно на судебном заседании должно быть рассмотрено ваше заявление о выдаче дублирующего экземпляра.

О времени и месте заседания должны быть извещены все лица, которые участвуют в деле. Обращаем внимание, что если эти лица не явятся на заседание, то это не станет препятствием к решению вопроса о выдаче дублирующих экземпляров. Если исполнительные бумаги, которые вы восстанавливаете, были выданы арбитражным судом, то дублирующие экземпляры выдаются тем судом, который принял этот акт. Такой порядок закреплен ст.
Дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению. Библиография 1. Янковая В. Ф. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. 2005. N 11. 2. Гусятникова Д. Е. Кадровый учет с нуля [Электронный ресурс]. Русконсалт. URL: rusconsult. ru/cms-news. php? mode=view_news& >

Дата обращения: 16.11.2010. 3. Пустозерова В. М. Оформление и ведение трудовых книжек. Что делать с трудовой книжкой в 2009 году. М.: Обучение, 2009.

Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных — «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью. В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы. По закону Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами. В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее. В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

При этом важно иметь в виду, что все иные версии документа, оформленные ранее, после выдачи дубликата, теряют свою юридическую силу и становятся недействительными (в случае, если они обнаружатся). Читайте по теме в электронном журнале Порядок работы с дубликатами Порядок выдачи дубликата деловой бумаги строго регламентирован законодательством. Инициировать данный процесс должен документ, в котором будет дано обоснование выдачи дублирующей бумаги. Обычно на предприятии в случае утраты или уничтожения оригинала специальная комиссия составляет акт, в котором излагаются причины утраты.

Кроме того, в акте должны быть указаны наименование утраченной деловой бумаги, ее номер, серия, дата выдачи, содержание, а также состав комиссии, зафиксировавшей данный факт. Составленный акт должен быть подписан председателями и членами комисси.

Далее его должен утвердить генеральный директор компании.

Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Читайте так же:  Могу ли я вернуть купленный телефон в магазин связной

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов.

Какая отметка ставится в копии офоциального документа при выдачи дубликата

Кушнер │ Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Нотариальное заверение копий При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

URL: rusconsult. ru/cms-news. php? mode=view_news& >

3. Пустозерова В. М. Оформление и ведение трудовых книжек.

Что делать с трудовой книжкой в 2009 году.

М.: Обучение, 2009.

Post navigation

Но в большой организации это крайне неудобно, поэтому имеет смысл придать полномочия по заверению копий документов, касающихся работников, работнику отдела кадров. При заверении копий от сотрудника кадровой службы не требуется принятия важных решений, поэтому такие полномочия можно передать практически любому исполнительному и аккуратному работнику.
Полномочия могут быть закреплены в должностной инструкции сотрудника либо переданы специально изданным отдельным приказом.

Нотариальное заверение копий

В отдельных случаях работник отдела кадров может столкнуться с нотариально заверенными копиями документов либо сам быть вынужден нести к нотариусу копии документов для заверения. Так, например, в суде при разрешении трудового спора, скорее всего, потребуются нотариально заверенные копии учредительных документов.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу.

Популярное:

Следующий шаг — принятие мер по восстановлению утраченных деловых бумаг. Если был утрачен подлинник бумаги, то руководство структурного подразделения, в котором произошел инцидент, и члены комиссии инициируют процесс получения дублирующего экземпляра.
Для это следует предпринять ряд действий, состав и последовательность которых определяются характером утраченных деловых бумаг. Это могут быть исполнительные или учредительные документы.

Ниже мы подробно расскажем о процедуре восстановления и тех, и других.

Выдача дубликата исполнительного документа

Если был утрачен подлинник исполнительного листа или судебного приказа, т.е., исполнительных документов, то согласно ст. 430 ГПК РФ, дубликаты этих документов может выдать суд, который принимал решение или выносил приказ.

Консультация юриста

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

[2]

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

Информация

Бесплатная консультация юриста

Далее необходимо утверждение акта генеральным директором компании. В дальнейшем он будет храниться вместе с дублирующим экземпляром.

Обратите внимание, что в номенклатуре дел предприятия должно быть указание на факт наличия дубликата вместо оригинала.

Если был утрачен подлинник бумаги, то руководство структурного подразделения, в котором произошел инцидент, и члены комиссии инициируют процесс получения дублирующего экземпляра.

Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата

Порядок нотариального заверения копий документов и выписок из них регулируется Основами законодательства о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1 (ред. от 19.07.2009).

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ.

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов.

Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных — «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью. В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено.

[3]

При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы. По закону Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.

В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.

Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата исполнительного листа

Для это следует предпринять ряд действий, состав и последовательность которых определяются характером утраченных деловых бумаг.

Это могут быть исполнительные или учредительные документы.

Читайте так же:  Выкупная цена аварийного жилья

Заверять копию документа, следуя госту, опасно?

Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату. А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости.

Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата свидетельства

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность.

Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа.

Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера.

Глава 5. правила оформления и выдачи копий документов

Обычная копия с документа – это простая бумажка. Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу. Оригинал и заверенная копия: в чем разница? Первый документ является единственным в своем роде, т.

Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, — в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации.

Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись. Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 — причины этого увольняя. Эти данные вносятся только в том случае, если они есть в тех бумагах, которые предоставил сотрудник. В графе 4 дается информация о номер приказа, которым был оформлен прием на работу или увольнение. Особенности оформления дубликатов Оформление дубликата зависит от причин, которыми вызвана необходимость его получения сотрудником.

Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который

Как заверять документы копия верна: образец

Заверять должно уполномоченное лицо.

Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ). При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.

Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать: Копия верна (оттиск штампа или слова вручную) Генеральный директор Подпись А.

А. Иванов В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица.

1. Понятия «подлинник», «копия», «дубликат» документа, их нормативное закрепление. Оформление копии, выписки, дубликата

Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка. Понятие «копия документа». Виды копий. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий. Реквизиты, придающие копии, выписке, дубликату юридическую силу, правила и право их проставления.

Источники: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98″Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Учебное пособие ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Н.С.Ларьков

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. на копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговорённые исправления. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, содержащую следующие элементы: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. При выдаче и рассылке документов в другие организации копии заверяются печатью организации Установлено ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Таким образом, надлежащим образом заверенной является копия, содержащая: удостоверительную надпись; подпись уполномоченного лица; печать организации

Источники


  1. . Якушев, А. В. Теория государства и права (конспект лекций) / А.В. Якушев. — Москва: Огни, 2000. — 192 c.

  2. Пиголкин, Ю.И. Атлас по судебной медицине / Ю.И. Пиголкин. — М.: Медицинское Информационное Агентство (МИА), 2015. — 726 c.

  3. Катрич, С. В. Юридическое пятикнижие российского бизнеса. Правовые основы предпринимательства / С.В. Катрич. — М.: Дело, 2012. — 528 c.
  4. Малько, А.В. Проблемы теории государства и права. Учебник / А.В. Малько. — М.: Юрлитинформ, 2012. — 802 c.
  5. Чучаев, А. И. Нотариальная деятельность как объект уголовно-правовой охраны (de lege lata и de lege ferenda) / А.И. Чучаев, О.В. Филипова. — М.: Проспект, 2016. — 116 c.
Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here