Должностные обязанности сотрудника канцелярии

Полезная правовая информация по теме: "Должностные обязанности сотрудника канцелярии" от профессионалов для простых людей. За дополнительной консультацией вы всегда можете обратиться к дежурному специалисту.

Заведующий канцелярией

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Должностная инструкция заведующего канцелярией (начальника отдела делопроизводства в составе службы ДОУ)

I. Общие положения

II. Общие должностные обязанности

2.1. Заведующий канцелярией обязан:
2.1.1. Возглавлять работу канцелярии и эффективно руководить ею.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств канцелярии в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

III. Специальные должностные обязанности

IV. Права работника

4.1. Заведующий канцелярией имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности канцелярии — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников канцелярии — в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы канцелярии (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы канцелярии.

V. Ответственность. Порядок оценки труда работника

5.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы канцелярии.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего канцелярией является полнота, своевременность и качество исполнения ею должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего канцелярией уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего канцелярией определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN . . ).

Должностные обязанности сотрудника канцелярии

Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности. 5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. 6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством. 4.Ответственность заведующего канцелярией Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации. 2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3.

Должностная инструкция заведующего канцелярией

403 forbidden

Должностные обязанности

Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях. 5.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии. 5.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию. 4.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 4.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии. 4.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

  1. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией вправе: 5.1.

Разработка положения о канцелярии

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Читайте так же:  Должностные обязанности водителя автомобиля в организации

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Участвовать в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документацией, усовершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий. 2.14. Проводить работу по защите информации, которая составляет государственную, служебную и коммерческую тайну. 2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.
3. Права Заведующий канцелярией вправе: 3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений предприятия и директора собственные предложения, направленные на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией. 3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других работников предприятия должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии. 3.3.

Должностные инструкции

Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. 3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. 4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. 6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. 7.

Положение об отделе канцелярия

Документы регламентирующие деятельность заведующего канцелярией

  • 3.1 Внешние документы: Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы. 3.2 Внутренние документы: Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии предприятия, Должностная инструкция заведующего канцелярией, Инструкцией по делопроизводству и работе архива, Правила внутреннего трудового распорядка.
    1. Должностные обязанности заведующего канцелярией

    Заведующий канцелярией: 4.1. Организует работу канцелярии. 4.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. 4.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

    Должностные обязанности работника канцелярии

    Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

    Должностные инструкции работника канцелярии

    Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда. 2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов. 2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.
    2.9. Руководить делопроизводством в подразделениях предприятия, следить за правильным формированием, своевременной сдачей дел в архив и их хранением. 2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний. 2.11. Обеспечивать установленный режим доступа к документам и использования и информации, которая в них содержится. 2.12.Организовывать техническое обслуживание совещаний, оформление командировочных документов, регистрацию работников, которые прибывают в командировку на предприятие. 2.13.

    Служебная инструкция заведующего канцелярией

    Служебные обязанности заведующего канцелярией

    1. Организует работу канцелярии.
    2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
    3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
    4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
    5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
    6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
    7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
    8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
    9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
    10. Руководит работниками канцелярии.

    Необходимые навыки и знания заведующего канцелярией

    1. постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
    2. Единую государственную систему делопроизводства;
    3. стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
    4. структуру предприятия, учреждения, организации;
    5. организацию делопроизводства;
    6. схемы документооборота;
    7. порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
    8. сроки и порядок сдачи дел в архив;
    9. системы организации контроля за исполнением документов;
    10. оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
    11. основы экономики, организации производства, труда и управления;
    12. основы трудового законодательства;
    13. правила внутреннего трудового распорядка;
    14. правила и нормы охраны труда.
    Читайте так же:  Отчет комитента проводки

    Требования к квалификации заведующего канцелярией

    1. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

    Уважаемые посетители сайта, информируем о том, что ИП Дудник Е.В. работает без привлечения наемных работников.
    Информация о вакансиях и наборе сотрудников, размещенная от имени ИП Дудник Е.В., является ложной и размещена без ведома ИП Дудник Е.В.

    Обращаться к ИП Дудник Е.В. можно исключительно по контактам, указанным на настоящем сайте.

    Должностные обязанности сотрудника канцелярии

    Типовой образец

    ___________________________________ (инициалы, фамилия)
    (наименование организации, ________________________
    предприятия и т.п., его (директор или иное
    организационно правовая форма) должностное лицо,
    уполномоченное утверждать
    должностную инструкцию)

    Должностная инструкция заведующего канцелярией
    ______________________________________________
    (наименование организации, предприятия и т.п.)

    » » ______________ 20__г. N_________

    Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
    основании трудового договора с __________________________________________
    (наименование должности лица, на которого
    ______________________________________________________ и в соответствии с
    составлена настоящая должностная инструкция)
    положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
    актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

    I. Общие положения

    II. Должностные обязанности

    Заведующий канцелярией несет ответственность:
    4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
    обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в
    пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
    4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
    деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и
    гражданским законодательством Российской Федерации.
    4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
    трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
    (наименование,
    _____________________________.
    номер и дата документа)

    Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
    _________________________
    (подпись)

    Начальник юридического отдела

    (инициалы, фамилия)
    _____________________________
    (подпись)

    С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
    _________________________
    (подпись)

    Должностные обязанности

    Права: Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

    Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.

    Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

    Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

    Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

    Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

    Взаимодействовать: с руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.

    С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

    Ответственность: За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РК. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РК. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РК.

    Работники канцелярии суда имеют право на:

    • 1)работу, отвечающую профессиональной подготовке и квалификации;
    • 2)условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены;
    • 3)профессиональную переподготовку и повышение квалификации;
    • 4)охрану труда; 5)оплату труда в размере, установленном законодательством, а также поощрение за добросовестное, инициативное исполнение должностных обязанностей;
    • 6)отдых, который обеспечивается предоставлением еженедельных выходных дней, праздничных нерабочих дней и оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков;
    • 7)пособия по социальному страхованию, социальное обеспечение по возрасту, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством;
    • 8)отпуск без сохранения заработной платы и учебный отпуск, согласно законодательству;
    • 9)возмещение вреда, причиненного здоровью или имуществу в связи с исполнением служебных и трудовых обязанностей;
    • 10)уважение личного достоинства, справедливое и уважительное отношение к себе со стороны председателя, председателей коллегий и иных должностных лиц и граждан;
    • 11)продвижение по службе с учетом квалификации, способностей, добросовестного исполнения своих служебных обязанностей;
    • 12)непосредственное обращение к председателю суда, председателям коллегий и администратору судов по личным вопросам;
    • 13)другие полномочия, предусмотренные законодательством.

    Работники канцелярии суда обязаны:

    Работники канцелярии суда не вправе:

    • 1)выносить из здания суда имущество, документы, предметы или материалы, принадлежащие суду, без соответствующего на то разрешения;
    • 2)приносить в здание суда взрывчатые, отравляющие и пожароопасные вещества, а также предметы или товары, предназначенные для продажи, пользоваться нестандартными электроприборами и нагревателями;
    • 3)вывешивать объявления вне отведенных для этого местах без соответствующего разрешения;
    • 4)использовать оргтехнику и выполнять на рабочем месте работу, не связанную с исполнением должностных обязанностей;
    • 5)выносить судебные дела из здания суда, выдавать документы, дела и копии судебных актов посторонним лицам, а также консультировать участников процесса и других граждан;
    • 6)совершать деяния (действия или бездействия), способные нанести ущерб своей репутации, репутации суда, судебной системе или судебному сообществу;
    • 7)находиться в помещении суда в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
    • 8)курить в местах, не оборудованных и не отведенных для этого.
    Читайте так же:  Предварительный договор купли продажи дачи

    Ответственность за нарушение трудовой дисциплины устанавливается в соответствии с законодательством.

    На работников канцелярии суда ведется табель учета рабочего времени, в соответствии с законом Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан» устанавливается 40-часовая пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота, воскресенье) и следующая продолжительность рабочего дня: с 9-00 до 18-30 (8 часов), начало рабочего дня 9-00, перерыв на обед с 12-30 до 14-00, окончание рабочего дня 18-30

    Прием граждан работниками канцелярии суда осуществляется в течение рабочего времени — в соответствии с графиком, утвержденным председателем суда. Работники канцелярии суда могут быть привлечены к работе сверх установленной продолжительности рабочего времени в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством. По распорядительному документу председателя областного суда время перерыва на обед и соответственно окончания рабочего дня может изменяться.

    Очередность предоставления ежегодных отпусков работникам канцелярии суда устанавливается председателем суда с учетом необходимости обеспечения бесперебойной работы суда и благоприятных условий для отдыха его работников, по заранее утвержденному графику.

    По желанию работника канцелярии суда очередной отпуск может предоставляться по частям. Графики отпусков составляются на каждый календарный год не позднее, чем за месяц до наступления календарного года и доводятся до сведения всех судей и работников канцелярии суда. О времени начала отпуска судья или работник канцелярии извещаются не позднее, чем за две недели до его начала.

    Запрещается в рабочее время: отвлекать работников канцелярии судов для выполнения поручений и проведения мероприятий, не связанных непосредственно с их служебной деятельность; созывать собрания, заседания и совещания по вопросам, не связанным с реализацией полномочий суда, кроме случаев, установленных законами.

    Основные должностные обязанности делопроизводителя

    Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

    Где работает делопроизводитель

    Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

    Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

    Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

    Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

    Чем отличается от секретаря

    На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

    В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

    [1]

    Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

    Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:
    • прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
    • организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
    • регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
    • обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
    • выполнение мелких поручений директора;
    • контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
    • организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

    Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

    Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

    Основные обязанности

    Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.

    Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия. Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

    Читайте так же:  До скольки лет платят опекунские на ребенка
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

    В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

    1. Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
    2. Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
    3. Ведение конструктивной переписки;
    4. Создание документальной базы предприятия;
    5. Ведение бумажного и электронного реестра;
    6. Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
    7. После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
    8. Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
    9. Рассылка деловой переписки по адресатам;
    10. Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
    11. Составление архива.

    Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

    Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции.

    Требования к сотруднику

    Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

    От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:
    • великолепная память;
    • дотошность и терпеливость;
    • аккуратность;
    • самообладание;
    • деловой стиль общения;
    • само организованность и самодисциплина;
    • педантичность;
    • высокая концентрация внимания;
    • эмоциональная устойчивость;
    • высокий уровень ответственности.

    Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

    • высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
    • умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
    • знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
    • умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
    • опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
    • знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

    Делопроизводитель обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

    Важные положения должностной инструкции

    При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях. Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

    Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

    Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

    Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

    1. Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
    2. Функциональные обязанности работника.
    3. Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
    4. Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
    5. Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

    Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

    Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

    Должностная инструкция заведующего канцелярией (начальника отдела делопроизводства в составе службы ДОУ)

    I. Общие положения

    1.1. Заведующий канцелярией отвечает:

    1.1.1. За работу канцелярии, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.

    1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников канцелярии.

    1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.

    1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии.

    1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

    1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:

    1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N . ).

    Читайте так же:  Через какой срок должны расселить по закону, если дом признали аварийным

    1.3.2. Положением о канцелярии (инв. N . ).

    1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N . ).

    1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN . . . ).

    1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.

    1.4. Должен знать:

    1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности канцелярии.

    1.4.2. Организацию делопроизводства.

    1.4.3. Организационную структуру предприятия.

    1.4.4. Схему организационного взаимодействия канцелярии со структурными подразделениями предприятия.

    1.4.5. Отраслевые стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

    1.4.6. Основы научной организации труда делопроизводства.

    1.4.7. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).

    1.4.8. Правила эксплуатации технических средств автоматизации и механизации делопроизводства.

    II. Общие должностные обязанности

    2.1. Заведующий канцелярией обязан:

    [3]

    2.1.1. Возглавлять работу канцелярии и эффективно руководить ею.

    2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.

    2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.

    2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств канцелярии в интересах выполнения задач по предназначению.

    2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.

    2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.

    2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.

    2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

    III. Специальные должностные обязанности

    3.1. Заведующий канцелярией обязан:

    3.1.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

    3.1.2. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

    3.1.3. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

    3.1.4. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

    3.1.5. Принимать меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

    3.1.6. Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

    3.1.7. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

    3.1.8. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний, организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

    3.2. Заведующий канцелярией должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.

    3.3. Регламент рабочего времени заведующего канцелярией соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.

    В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

    IV. Права работника

    4.1. Заведующий канцелярией имеет право:

    4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности канцелярии — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

    4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников канцелярии — в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.

    4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы канцелярии (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).

    4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы канцелярии.

    V. Ответственность. Порядок оценки труда работника

    5.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

    [2]

    5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы канцелярии.

    5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.

    5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.

    5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

    5.2. Основным критерием оценки труда заведующего канцелярией является полнота, своевременность и качество исполнения ею должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Оценку труда заведующего канцелярией уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего канцелярией определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN . . ).

    Источники


    1. Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: Инфра-М, РИОР, 2014. — 480 c.

    2. Волеводз, А. Г. Международный розыск, арест и конфискация полученных преступным путем денежных средств и имущества (правовые основы и методика) / А.Г. Волеводз. — М.: Юрлитинформ, 2015. — 477 c.

    3. Панов, В.П. Сотрудничество государств в борьбе с международными уголовными преступлениями: учеб пособие; М.: Юрист, 2011. — 160 c.
    Должностные обязанности сотрудника канцелярии
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here